Общий ящик разбирают вручную
Менеджеры открывают каждое вложение, ищут клиента или заказ, переименовывают и переносят файлы.
Когда это нужно
В письме несколько документов
Нужно разобрать каждый PDF отдельно и определить его тип, номер заказа, VIN или другие реквизиты.
Данные остаются на сканах
Даты, суммы и номера с фотографий и сканов нужно перенести в поля CRM и проверить.
От входящего письма до карточки заказа
- 1.
Разбираем вложения
Подключаем согласованные папки почты. Для каждого файла определяем тип и извлекаем нужные реквизиты.
- 2.
Находим получателя
Сопоставляем документ со сделкой по проверяемым признакам. При неоднозначном результате отправляем на ручную проверку.
- 3.
Сохраняем и контролируем
Передаём файл и данные в CRM. Записываем результат и предусматриваем повтор при временном сбое.
Что вы получите
- Обработчик согласованных типов писем и документов.
- Связь с CRM или другой системой через доступный интерфейс.
- Очередь исключений с причинами и журнал обработки.
- Инструкция по эксплуатации и проверке результата.
На что опираемся
Для VL-BROKER разработали почтовый конвейер: вложения классифицируются, номер кузова помогает найти сделку в Битрикс24, а сомнительные случаи передаются сотруднику.
Частые вопросы
Обязательно использовать Битрикс24?
Подключение возможно и к другой CRM, учётной системе или хранилищу. До оценки проверим наличие API и права на запись.
Можно автоматически отвечать на письма?
Да, если согласованы условия ответа, шаблоны и список действий, требующих подтверждения сотрудника. На первом этапе можно ограничиться подготовкой черновиков.
Что происходит с плохо читаемым документом?
Предусматриваем ручную очередь. Процент автоматической обработки зависит от качества файлов и согласованных правил; проверяем его на ваших примерах.
Расскажите о задаче
Расскажите, какие письма и документы разбирают сотрудники и куда нужно переносить результат. Ответим в течение рабочего дня.